Si estamos pensando en abrir una tienda online y queremos que el proyecto tenga oportunidades de éxito es necesario reflexionar sobre varios asuntos antes de lanzarnos a la piscina. Uno de ellos es la comunicación entre nuestro programa ERP con el que administramos nuestro negocio actualmente y la nueva tienda online que vamos a crear, veamos por qué.
Si nuestra empresa es un negocio tradicional, que está pensando en dar el salto a Internet, seguro que disponemos de un software de gestión (ERP) en el que mantenemos nuestro catálogo de productos y/o servicios, el inventario de nuestros almacenes, la base de datos de clientes y nuestras tarifas de precios, también hacemos la facturación, gestionamos los cobros pendientes, etc.
Si comenzamos a crear nuestra página de comercio electrónico sin más, pronto nos daremos cuenta que algo falla. Todo esta información que tenemos en el ERP ahora tenemos que duplicarla en la página Web. Si ya cuesta grandes esfuerzos mantener toda la información actualizada en el ERP ahora hay que mantener los dos sistemas en paralelo, aplicando por duplicado: cambios de precios, altas y bajas de productos, modificaciones en descripciones e imágenes, reclasificaciones en nuevas familias, etc. Puede ser el caos. Por no hablar del stock, si necesitamos mostrar el stock real en la tienda onliney sólo tenemos un almacén para las dos tiendas (situación muy común en las pymes) la cosa se complica aún más.
¿Cuál es la solución?
En nuestra opinión la solución es mantener un solo catálogo para nuestra empresa ya que la tienda online no es más que un nuevo canal de venta, con sus peculiaridades, pero al fin y al cabo un canal de venta más.
¿Como lo consigo?
Normalmente nuestro software de gestión no tendrá nada que ver con el software de la página web. Mientras el primero será algún programa comercial desarrollado en Java, C++ o similar que utiliza su propia base de datos. La tienda online estará basada en alguno de los gestores de contenidos especializados en ecommerce como Prestashop, Magento, Opencart, Woocomerce, etc. que normalmente están desarrollados en tecnologías web como PHP y utilizan su propia base de datos Mysql o similar.
Con este escenario lo primero es averiguar si nuestro ERP cuenta con algún módulo adicional de sincronización que cumpla estos requisitos. Si no lo hay habrá que valorar el desarrollarlo con la intención de que a nivel funcional ambos sistemas se perciban como si fueran uno solo:
- Si cambio un precio en el ERP debe estar publicado en la tienda online lo antes posible.
- Si añado o quito un producto es deseable que esté publicado en la tienda en el acto.
- Si el stock varía en el ERP quiero que en la tienda se refleje inmediatamente
- Igualmente si alguien hace un pedido en la tienda online necesito que entre a mi ERP lo antes posible para ser gestionado con el resto de pedidos de otros canales de venta.
- Si mi tienda online responde a un modelo B2B también necesitaré sincronizar las cuentas de los clientes.
- etc.
Conclusión
Si conseguimos trabajar de esta manera, la empresa se puede centrar en mantener actualizado su catálogo en su sistema informático de referencia (su ERP), que es con el que viene trabajando durante años y conoce perfectamente. Desde el propio ERP podrá decidir qué productos quiere vender en la tienda online y cuales no, podrá modificar cualquier descripción o imagen de un producto, y por supuesto actualizar los precios a su antojo.
Esta solución es la que dará posibilidades de éxito a su tienda online, simplificando mucho la gestión de la misma y eliminando muchos fallos de sincronización que tan mala imagen pueden dar a los clientes de su tienda online y tantos costos le puede acarrear.
Mi consejo es que plantee este problema al desarrollador de su tienda online y no acepte soluciones intermediasque aunque sean más baratas, a medio plazo le van a plantear muchos problemas
